ExcelとWordの活用

なぜExcelとWordが重要か

エンジニアの仕事はコードを書くだけではありません。多くの現場で、ドキュメント作成にExcelとWordが使われています。

• 仕様書・設計書 → Excel/Word で作成されていることが多い
• テスト仕様書 → Excel で管理されることが多い
• 議事録・報告書 → Word で作成されることが多い

これらのツールを使いこなせると、ドキュメント作業が格段に効率化します。

Excel

Excelが使われる場面

Excelは表形式でデータを整理・管理するのに適しています。以下のようなドキュメント作成に用いられます。

基本操作

セル操作

Excelでよく使うセル操作のショートカットです。

移動

シート内を効率よく移動するためのショートカットです。

よく使う機能

フィルター

データを絞り込んで表示できます。大量の行を扱うときに便利です。

1. データ範囲を選択
2. [データ] → [フィルター]
3. 列ヘッダーの▼をクリックして絞り込み条件を設定

使用例：

• ステータスが「未完了」のタスクだけ表示
• 担当者が「自分」のものだけ表示

条件付き書式

条件に応じてセルの見た目を変更できます。視覚的に重要な情報を強調できるので、レビュー時に見落としが減ります。

1. セル範囲を選択
2. [ホーム] → [条件付き書式]
3. ルールを設定

使用例：

• 期限切れのタスクを赤色に
• テスト結果「NG」を赤色に
• 進捗率に応じてバーを表示

ウィンドウ枠の固定

ヘッダー行や列を常に表示できます。大きなシートでスクロールしても見出しが見える状態を保てます。

1. 固定したい行の下、列の右のセルを選択
2. [表示] → [ウィンドウ枠の固定]

使用例：

• 1行目のヘッダーを常に表示
• A列のID列を常に表示

仕様書作成のコツ

1. 列幅を統一する

列幅がバラバラだと読みにくくなります。また、チーム内での見た目の統一感も重要です。ある程度の統一ルールを決めておきましょう。

2. セル結合は最小限に

セル結合を多用すると、コピー&ペーストやフィルターが使いにくくなります。データとして扱いにくい形になってしまうので、避けるのが無難です。

3. 入力規則を活用

ドロップダウンリストで入力ミスを防げます。複数人で作業する際に、入力形式の統一が図れます。

1. セル範囲を選択
2. [データ] → [データの入力規則]
3. [リスト]を選択し、選択肢を設定

4. 改版履歴を残す

ドキュメントの変更履歴を別シートに記録しましょう。後でどの版から何が変わったのかを辿れます。

Word

Wordが使われる場面

Wordは文章中心のドキュメント作成に適しています。以下のようなドキュメント作成に用いられます。

基本操作

書式設定

文字や段落の見た目を整えるショートカットです。

ナビゲーション

ドキュメント内を素早く移動するためのショートカットです。

よく使う機能

スタイルの活用

スタイルを使うと、見出しや本文の書式を統一できます。後から一括で書式変更も可能です。

1. テキストを選択
2. [ホーム] → [スタイル]から選択
   • 見出し1、見出し2...：章タイトル
   • 標準：本文

スタイルを使うメリット：

• 書式が統一される
• 目次を自動生成できる
• 後から一括で書式変更できる

目次の自動生成

見出しスタイルを使っていれば、目次を自動生成できます。ページ数が多いドキュメントでは必須です。

1. 目次を入れたい場所にカーソルを置く
2. [参考資料] → [目次]
3. スタイルを選択

目次の更新：

• 目次を右クリック → [フィールドの更新]
• または Ctrl + A → F9

図表番号

図や表に自動で番号を振れます。相互参照とセットで使うと、本文中から「図1を参照」のようにリンクを張ることができます。

1. 図や表を選択
2. [参考資料] → [図表番号の挿入]
3. ラベル（図/表）を選択

仕様書作成のコツ

1. スタイルを必ず使う

直接書式設定（「この箇所だけ大きくする」など）をせず、スタイルを使いましょう。統一感が保たれ、後で一括変更が容易になります。

2. ヘッダー・フッターを活用

すべてのページに共通して表示される情報をヘッダー・フッターに入れます。

• ヘッダー：ドキュメント名、版数
• フッター：ページ番号、日付

3. 改ページを適切に使う

章の始まりで改ページを入れると、ドキュメント構造が明確になります。

• 章の始まりで改ページ：Ctrl + Enter

4. 変更履歴を活用

レビュー時に変更箇所を追跡できます。チーム内でドキュメントをレビューする際に便利です。

• [校閲] → [変更履歴の記録]

効率化のヒント

テンプレートを作る

よく使う文書のテンプレートを作っておくと、毎回ゼロから作る必要がありません。チーム内で共有すれば、ドキュメント作成の属人化も防げます。

テンプレートの例：

• 表紙
• 改版履歴
• 目次
• 第1章 概要
  • 1.1 目的
  • 1.2 範囲
• 第2章 機能仕様
• 付録

キーボードショートカットを覚える

マウス操作を減らすと作業が大幅に速くなります。以下は最低限覚えるべきショートカットです。

• Ctrl + C/V/X（コピー/貼り付け/切り取り）
• Ctrl + Z/Y（元に戻す/やり直し）
• Ctrl + S（保存）
• Ctrl + F（検索）

バージョン管理を意識する

ドキュメントのバージョンを適切に管理すると、後でどの版を使うべきか、どんな変更があったかを把握しやすくなります。

ファイル名でバージョン管理する場合：

• 機能仕様書_v1.0.docx
• 機能仕様書_v1.1.docx
• 機能仕様書_v2.0.docx

日付を使う場合：

• 機能仕様書_20240115.docx
• 機能仕様書_20240120.docx

まとめ

Excel

Excelは表形式のデータを効率よく管理するためのツールです。以下の機能を使いこなすことで、ドキュメント作業が大幅に効率化されます。

Word

Wordは文章中心のドキュメント作成に向いています。以下の機能を活用すれば、見た目も美しく、管理しやすいドキュメントが作成できます。

ExcelとWordは「なんとなく使える」状態から「効率よく使える」状態にすることで、ドキュメント作業の生産性が大きく向上します。機能を少しずつ覚えて、自分の作業スタイルに合わせて活用していきましょう。